#2 Recursos imprescindibles
Herramientas adecuadas
Herramientas y plataformas adecuadas, nada de componendas. Trabajar a distancia tiene ventajas pero también aporta inconvenientes y una de las primeras reglas para evitarlos es disponer de las mismas facilidades que cuando se está trabajando en unas oficinas centrales.
Conseguir estas herramientas no es algo sencillo y no sólo por el coste que va a suponer, sino por la adaptabilidad y la idoneidad para cada caso en concreto, ni cicatería que acabe convirtiéndose en mezquindad por parte de la organización que se ha pensado que todo esto es una ¿oportunidad? para ellos, una ocasión de ahorrar en costos, ni tampoco una inversión que sirva para que los vendedores de servicios de humo vean una oportunidad de mercado. Debemos analizar muy bien en qué consisten nuestras necesidades y si el producto que nos oferta el proveedor de servicios es el que, en verdad, necesitamos. Invertir tiempo en conocer los productos y a los proveedores, desconfiando de todos aquellos que nos lo resuelven todo y que lo suyo es lo mejor de lo mejor, será la mejor solución que podamos encontrar.
Que nos muestren sus plataformas, sus herramientas; que nos demuestren qué y cómo se adaptan a nuestras necesidades. No perdamos tiempo en el regateo. Ahorrar aquí no nos va a proyectar mejor. Los servicios buenos hay que pagarlos y rebajar ese costo siempre es a costa de un peor servicio, lo queramos comprender o no. Necesitamos socios estratégicos que nos acompañen en esta aventura, siempre dispuestos a las incomodidades de nuestras necesidades y de nuestros horarios y esto hay que pagarlo. A 50’00€ la hora de servicios informáticos, poca calidad y excelencia vamos a poder recibir.
De la misma manera vamos a necesitar de la difícil aportación de nuestros colaboradores, demasiado acostumbrados a pensar que la obligación es sólo de la organización para con ellos, algo a lo que hemos contribuido, desgraciadamente, desde las propias instituciones con liderazgos de pena. Ahora nos toca aprender a revertir esta circunstancia.
Hemos de conseguir obtener una retroalimentación informativa -feedback para los que prefieran las terminologías anglosajonas-, que nos permita conocer de primera mano cualquier dato, cualquier información, por ridícula que nos pueda parecer, que pueda dificultar, retrasar, incomodar los propios flujos del proceso al que tenemos que adaptarnos a partir de ahora. Los colaboradores y su disposición son la clave que facilitará todo el proceso y aligerará el sistema.
Hasta ahora, la experiencia cada vez que se han tenido que implementar cambios en los sistemas de las organizaciones, ha dado como resultado que tengamos que ir acompañados hasta de psicólogos clínicos para tratar de superar o vadear los inconvenientes y la oposición por parte de los colaboradores. Esta vez será diferente, gracias a la propia pandemia, que deja bien claro que todo esto no es la respuesta de la organización a una circunstancia suya y que le vaya a favorecer, antes al contrario, nos enfrentamos a un problema social de gran calado que va a permitir cambios muy sustanciales en la forma de relacionar a los colaboradores con sus organizaciones y con todos los públicos concurrentes. Y esto, nos obliga a todos, sin diferenciación alguna.
Promover la retroalimentación informativa
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Comunicación
Los elementos de comunicación que se están imponiendo en el Teletrabajo o en el Trabajo Distribuido son los whatsapp, los mensajes de voz, los correos electrónicos… la mayoría de comunicación asíncrona. Las llamadas telefónicas y, sobre todo, las videoconferencias, pasan a convertirse en Minutos de Oro y, en consecuencia, la excelencia en las comunicaciones OnLine deja de ser una opción para convertirse en una exigencia.
Volvemos al aspecto anterior, ahorrar en esto no es una buena idea para nadie.
Los Medios deben de ser de incuestionable calidad
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Suprimir burocracia
Si hay un recurso poco optimizado en las organizaciones es el de los procesos. Nadie le para atención cuando ya están en marcha y los resultados son satisfactorios. Pero la palabra satisfactorio no implica ni excelencia ni idoneidad.
Lo primero que deberíamos empezar a hacer en todo proceso de cambio, al comenzar cualquier revolución o ante situaciones de crisis, debería de ser analizar de arriba a bajo, y de manera crítica y muy restrictiva, todos los procesos. Ellos son los que mayores rémoras en la productividad nos reportan. Nuestros colaboradores se hallan sujetos a cantidad de tareas y controles que, cuando no son reiterativos, son superfluos y nadie les presta la más mínima atención; parecen puestos ahí sólo para cubrirse las espaldas en forma de seguro para cuando algo vaya a fallar (Edsel Murphy).
Y les diré algo más que, posiblemente, desconozcan: la mayor parte de los procesos fallan por el número de participantes previsto en cada operación que está sobrestimado. Explicado más fácilmente, donde se prevea que pueden llegar a intervenir siete personas, con cinco son suficientes y sobran. Y cuando son cinco, podremos, sin mucha dificultad, rebajarlo a dos o a uno. ¡Compruébenlo! De ahí me teoría que perfecciona el aforismo de Murphy
Por tanto, mi consejo es doble:
Revise los procesos y ajuste los colaboradores necesarios
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Entorno de trabajo saludable
Ya les he comentado que el supuesto ahorro que van a tener las Organizaciones, lo deberán disponer como inversión a corto plazo para resolver las necesidades inmediatas que les van a generar a sus colaboradores en la nueva transformación derivada de la Pandemia. Olvídense, no van a tener ningún ahorro, pero sí les voy a dar una buena noticia, sin este ahorro tampoco les va a costar mucho adaptarse y mejorar su funcionamiento si hacen bien las cosas. Tómenselo por el lado positivo: tendrían que cambiar muchas cosas y pagar la factura de ese cambio; ahora podrán hacerlo con muy poco gasto más del que les hubiera supuesto.
Que los colaboradores trabajen alejados de nosotros no implica que vayan a ver disminuidas sus condiciones de trabajo, para nada. Si antes disponían de aire acondicionado en sus despachos, ahora lo van a querer en sus casas. Y más vale que les escuche porque, aún así, salen ganando las propias Organizaciones. El Entorno de Trabajo de sus colaboradores, ahora Distribuidos, precisa de los mismos estándares de calidad y excelencia de los que estos disponían.
Empiece a sacar la calculadora, antes de que se lo impongan por Ley o a través de los sindicatos, eche cuentas y póngase en la tarea. Puestos a tener que hacerlo, que usted sea de los pioneros, algún lustre le sacará a su Organización ser de los primeros.
No espere a ser el último. Adelántese a su competencia
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Compensación adecuada del trabajo
De verdad que me pregunto cómo podemos hacer las cosas tan mal. Porque muy mal lo hemos tenido que hacer para que los gobiernos hayan tenido que intervenir y legislar el trabajo a distancia.
¿Qué es lo que no hemos entendido? La nueva circunstancia del Teletrabajo NO IMPLICA MENOS GASTOS = MÁS BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN. El colaborador debe estar adecuadamente remunerado y recompensado conforme a la nueva situación emergente; Matt Mullemweg lo tuvo muy claro desde el primer momento. Trabajar de forma distribuida implica unos gastos que nadie recompensa y que le corresponde hacerlo a la empresa. Él mismo lo ejemplifica, explicando que, en su Organización, cada cual gasta este plus como quiere, de hecho hay un grupo de colaboradores que viven muy próximos y, entre ellos, pagan un local para desarrollar su trabajo ¡Sorprendente!
antoniopascual 